Terms and Conditions for the Purchase of the PRODEOS License

Validity: January 1st,  2019
English Version

1. Company Information

PRODEOS commits to delivering high-quality services for digital QHSE management solutions. Official contact details are as follows:

•            Professional Address: 17 rue de la garderie, 78620 L’Etang-la-ville, France

•            Phone Number: +331 39 58 02 74

•            Support Email: [email protected]

•            Administrative Email: [email protected]

2. Purpose of the License

The PRODEOS license grants access to the software exclusively for professional purposes related to prevention, management, quality, safety, and environment (QHSE).

Any personal use or use outside this scope is strictly prohibited and constitutes a breach of these terms and conditions.

3. Duration and Validity of the License

•            The license is valid for the entire subscription period as agreed upon.

•            Any modifications, extensions, or early terminations must be documented and mutually agreed upon.

•            Any started period is fully due and cannot be refunded for unused days.

4. Data Management Responsibility

•            All data entered, stored, or managed on the PRODEOS platform is the sole responsibility of the user company.

•            PRODEOS acts solely as a technical provider and is not responsible for errors, omissions, or regulatory violations related to data input by the client.

•            The client is required to comply with data protection regulations, including GDPR for European companies.

5. Included Services

The license includes:

•            Software deployment on a secure server.

•            Integration of the client company’s logo for application personalization.

•            Access to standard features:

•            Event reporting (incidents, accidents).

•            Follow-up and management of corrective actions.

•            Regular and ad-hoc audits.

•            Creation of the Risk Assessment Document (DUER).

•            Meeting organization and management.

•            Full administrator dashboard access.

Any request for additional features or custom development must be negotiated in a separate commercial agreement and will incur additional charges.

6. Payment Terms

•            The license payment must be made according to the agreed terms (annual or monthly payment).

•            In case of payment default, PRODEOS reserves the right to suspend access to the software after notifying the client in writing.

7. Refund Requests and Claims

•            Refund requests must be made in writing at least 15 days before the end of the subscribed license period.

•            Claims related to the use of the license or services provided must be submitted to [email protected], with [email protected] in copy.

•            PRODEOS reserves the right to evaluate each request or claim on a case-by-case basis.

8. Professional Use Only

•            The use of the PRODEOS application is strictly limited to professional activities related to prevention, management, quality, safety, and environment (QHSE).

•            Any use outside this scope, or for personal purposes, is prohibited and may result in suspension or termination of the license.

9. Responsibilities and Limitations

•            PRODEOS strives to ensure the software’s availability. However, the company cannot be held liable for temporary interruptions due to maintenance, unforeseen events, or external factors beyond its control.

•            The client is responsible for the use of data entered into the software and must maintain the confidentiality of the provided credentials.

10. Intellectual Property

•            PRODEOS retains full intellectual property rights over its software, including updates, improvements, and potential customizations.

•            The client is not permitted to copy, modify, or distribute the software without prior written authorization.

Termes et Conditions pour l’Achat de la Licence PRODEOS

Validité: 1er Janvier 2019
Version Française

1. Identité de la Société

La société PRODEOS s’engage à fournir des services de qualité pour la gestion des solutions QHSE numériques. Les coordonnées officielles sont les suivantes :

•       Adresse Professionnelle: 17 rue de la garderie, 78620 L’Etang-la-ville, France

•       Numéro de Téléphone: +331 39 58 02 74

•       Email de Support: [email protected]

•       Email Administratif : [email protected]

2. Objet de la Licence

La licence PRODEOS donne accès à l’utilisation du logiciel exclusivement pour des fins professionnelles liées à la prévention, la gestion, la qualité, la sécurité et l’environnement (QHSE).

Toute utilisation à des fins personnelles ou non conformes à cet objectif est strictement interdite et constitue une violation des présentes conditions générales.

3. Durée et Validité de la Licence

•       La licence est valable pour toute la durée souscrite par le client.

•       Toute modification, prolongation ou interruption anticipée de la période de licence doit faire l’objet d’un accord documenté.

•       Une période commencée est intégralement due et ne peut faire l’objet de remboursement pour les jours non utilisés.

4. Responsabilité en Matière de Gestion des Données

•       Les données saisies, stockées ou gérées sur la plateforme PRODEOS sont sous la responsabilité exclusive de la société utilisatrice.

•       PRODEOS agit uniquement en tant que prestataire technique et n’est pas responsable des erreurs, omissions ou violations réglementaires liées aux données saisies par le client.

•       Le client est tenu de respecter les obligations légales en matière de protection des données, notamment le RGPD pour les entreprises européennes.

5. Prestations Incluses

La licence inclut :

•       Mise en ligne du logiciel sur un serveur sécurisé.

•       Intégration du logo de l’entreprise cliente pour personnaliser l’application.

•       Accès aux fonctionnalités standards :

•       Déclaration des événements (incidents, accidents).

•       Suivi et gestion des actions correctives.

•       Audits réguliers et ponctuels.

•       Élaboration du Document Unique d’Évaluation des Risques (DUER).

•       Organisation et gestion des réunions professionnelles.

•       Accès à un tableau de bord administrateur complet.

Toute demande de fonctionnalité supplémentaire ou développement spécifique doit être négociée dans un contrat commercial distinct et donnera lieu à une facturation séparée.

6. Conditions de Paiement

•       Le paiement de la licence doit être effectué selon les modalités définies lors de la commande (paiement annuel ou mensuel).

•       En cas de défaut de paiement, PRODEOS se réserve le droit de suspendre l’accès au logiciel après notification écrite au client.

7. Demandes de Remboursement et Réclamations

•       Les demandes de remboursement doivent être effectuées par écrit au minimum 15 jours avant la fin de la période de licence souscrite.

•       Les réclamations concernant l’utilisation de la licence ou les prestations fournies doivent être envoyées à [email protected], en mettant systématiquement [email protected] en copie.

•       PRODEOS se réserve le droit d’évaluer chaque demande ou réclamation au cas par cas.

8. Utilisation Professionnelle

•       L’utilisation de l’application PRODEOS est strictement limitée aux activités professionnelles relevant des domaines de la prévention, de la gestion, de la qualité, de la sécurité et de l’environnement (QHSE).

•       Toute utilisation en dehors de ces objectifs spécifiques, ou à des fins personnelles, est interdite et peut entraîner la suspension ou la résiliation de la licence.

9. Responsabilités et Limitations

•       PRODEOS met tout en œuvre pour garantir la disponibilité du logiciel. Toutefois, la société ne peut être tenue responsable des interruptions temporaires dues à des opérations de maintenance, à des événements imprévus ou à des causes externes indépendantes de sa volonté.

•       Le client est responsable de l’utilisation des données saisies dans le logiciel et s’engage à respecter la confidentialité des identifiants fournis.

10. Propriété Intellectuelle

•       PRODEOS conserve l’entière propriété intellectuelle de son logiciel, y compris les mises à jour, évolutions et personnalisations éventuelles.

•       Le client n’est pas autorisé à copier, modifier ou distribuer le logiciel sans autorisation préalable écrite.